В последние годы люди стали ездить за границу — порой на постоянное место жительства или на учебу. Наиболее часто граждане выезжают в государства, где достаточно предъявить документы, удостоверенные в Российской Федерации с помощью проставления апостиля (специальный штамп, который ставится на официальных документах государств — участников Гаагской конвенции).
Правда, существует еще так называемая консульская легализация. Дело в том, что документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого только после их легализации в установленном порядке, если иное не предусмотрено законодательством государств или положениями международных договоров. Об этих нюансах беседа с главным специалистом — экспертом отдела контроля и надзора в сфере адвокатуры, нотариата и государственной регистрации актов гражданского состояния Управления Федеральной регистрационной службы по ЧР Татьяной ИЛЬИНОЙ.
— Татьяна Николаевна, чем отличается апостиль от консульской легализации?
— Второй способ громоздкий, надо пройти многоступенчатую процедуру, а это требует, как правило, больше времени и денежных затрат. Документ, прошедший консульскую легализацию, действует только в государстве, консульское учреждение которого проставило легализационную запись.
Проставление апостиля — штампа — подразумевает упрощенный порядок легализации документов. Его не нужно заверять, и он признается официальными учреждениями всех стран — участниц Гаагской конвенции.
— Какие страны являются участниками Гаагской конвенции?
— Их более 80. Это Германия, Австрия, Греция, Испания, Италия, Израиль, Турция, Австралия, США, Польша, Япония, Украина, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии, страны Балтии и другие. Россия присоединилась к конвенции
4 сентября 1991 года.
— В Чувашии чаще всего апостилируют...
— Перечислить все документы, на которых мы ставим штамп, невозможно. Чаще к нам обращаются за легализацией копий свидетельств о заключении и расторжении брака, о рождении детей, а также дипломов об образовании. Замечу, что мы ставим апостиль только на нотариальных копиях официальных документов.
— Требования, предъявляемые к документам, на которых проставляется апостиль?
— Те, что исходят от официальных органов, должны соответствовать установленным в Российской Федерации требованиям: иметь все необходимые реквизиты: печать, подпись должностного лица, номер, дату на соответствующем бланке и так далее. Если на документе нет подписи должностного лица или печати учреждения, выдавшего документ, апостиль не ставится.
Документы должны быть написаны ясно и четко (их нельзя сгибать), подписи должностных лиц и оттиски печати — отчетливыми. Необходимо, чтобы нотариально удостоверенные документы были изготовлены полностью машинописным текстом. Не допускается проставления на них голограмм и мастичных штампов, таких, как “Копия”, “Лицензия №…”. Документы, изложенные на нескольких листах, следует надлежащим образом прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью должностного лица.
К слову, с момента вступления в силу (23 марта 2007 года) Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службы процедура исполнения данной функции и требования к документам немного изменились. Кроме официального, представляемого в двух экземплярах (копию и оригинал), граждане подают заявление о проставлении апостиля и извещение об уплате госпошлины в размере 300 рублей.
— Куда нужно обратиться за апостилированием документов?
— На копиях документов государственных органов Российской Федерации, засвидетельствованных нотариусами Чувашии, апостиль проставляет Управление Федеральной регистрационной службы по ЧР (Чебоксары, ул. Карла Маркса, 56, тел. 62-17-53). На подлинниках документов, выданных органами загса, например, свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния — в отделе записей актов гражданского состояния Министерства юстиции ЧР (ул. Ленинградская, 31, тел. 62-39-92).
— Заявителю придется долго ждать?
— Согласно Административному регламенту на это отводится не более трех рабочих дней. В случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, образца оттиска печати органа, от которого исходит официальный документ, срок его легализации не должен превышать 30 рабочих дней.
— На каких документах нужен апостиль?
— Гаагская конвенция не распространяется на документы, выданные дипломатическими и консульскими агентами, а также имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции — доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним. В случаях, предусмотренных внутренним законодательством страны, на территории которой будут использовать данные документы, они должны пройти консульскую легализацию. Некоторые наши документы — трудовая, пенсионная книжки, военный билет, паспорт, характеристика — имеют юридическую силу только на территории России. Они не подлежат легализации ни в подлинниках, ни в копиях.
— Вот ситуация. За границей от российских граждан, желающих зарегистрировать брак с иностранцем, зачастую требуют представить справку с проставленным апостилем о том, что гражданин в браке не состоит. Однако подобный документ отделы загсов не выдают. Как быть?
— Согласно Федеральному закону “Об актах гражданского состояния” зарегистрировать брак можно в любом органе загса, расположенном на территории Российской Федерации. Поэтому достоверную информацию получить сложно. Да и выдача таких справок законом не предусмотрена. Но выход есть. Практикуется оформление заявления о семейном положении заявителя, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус (образцы таких заявлений есть у каждого из них). В данном случае ответственность несет заявитель, нотариус только удостоверяет подлинность подписи. Затем заявление следует представить для проставления апостиля в нашу службу.
— Штамп на документах другого субъекта РФ вы ставите?
— Вообще апостиль ставится на документах, исходящих от подведомственных учреждений, когда известны образцы подписи должностных лиц и печатей. Но бывают случаи, когда нам представляют документы, выданные нотариусами, судебными органами и учреждениями загса других регионов России. Мы идем навстречу людям и разъясняем им, что штамп можем поставить на копиях официальных документов, но сначала их надо засвидетельствовать нотариально на территории Чувашской Республики.
— А если в документах значится аббревиатура “СССР”?
— До 1 января 1992 года существовало единое союзное государство, поэтому на нотариальных копиях документов, выданных до этой даты, апостиль ставится в установленном порядке. В документах, датированных позже 1 января 1992 года, он не проставляется.
Галина МИРОНОВА.